Hoy en día, Internet, gracias a los motores de búsqueda, se ha convertido en el gran aglutinador de la información existente. Por ello, no es de extrañar que ya existan más de mil millones de usuarios en todo el mundo, los que mayoritariamente acceden para realizar consultas.

Rocío López, directora de Marketing de Exalead Iberia

Nadie discute los innumerables beneficios que brinda la Red al usuario particular, pero… ¿qué pasa cuando esta tecnología pasa al entorno empresarial?
Si consideramos que una de las mayores virtudes de los buscadores es la capacidad de organizar y hacer accesible la información de distintas fuentes a todos los usuarios, podríamos pensar que no es lo más adecuado para una compañía, especialmente en temas de seguridad. Nada más alejado de lo que es una búsqueda corporativa.

Hay que diferenciar muy bien las ventajas que brinda un motor de búsqueda Web tradicional respecto a los beneficios de la búsqueda corporativa. Ambos cuentan con una potente tecnología capaz de indexar gran cantidad de datos, de esta manera se ofrece al usuario acceso a información útil, de manera rápida y eficaz. Entonces, ¿cuál es la diferencia?, ¿cómo una compañía se puede beneficiar de la búsqueda corporativa?, ¿qué tipo de empresas utilizan esta tecnología?

Nuevos paradigmas en la búsqueda

Confidencialidad y accesibilidad son dos conceptos fundamentales para que las tecnologías de acceso a la información tengan éxito en una compañía. Para ello, se integran las herramientas de búsqueda con aquellas de autenticación propias de las empresas, es decir, se heredan los niveles de seguridad previamente existentes. Lo que se pretende es que la información a la que acceda un empleado sea la que necesita para cumplir con los objetivos de su trabajo eficazmente.

Ahora, si consideramos que existen empresas que manejan grandes volúmenes de datos (archivos, bases de datos, páginas de intranet, CRM, ERP, BI, videos corporativos, documentos del propio escritorio, etc.) no es de extrañar que cuando un trabajador busca información sea muy difícil encontrarla. Todos hemos pasados largas horas sentados frente al ordenador buscando, sin tener la certeza de haber encontrado todo lo que necesitábamos. No hay que olvidar que más del 90 por ciento de la información de una organización está en formatos no estructurados (videos, llamadas al call center, correos electrónicos, etc.), situación que dificulta aún más los procesos de búsqueda.

En este escenario, quién no ha soñado con disponer de la información necesaria con un simple chasquido de dedos. Nos ahorraríamos mucho tiempo. Gracias a la tecnología existente no necesitamos de un chasquido, sino que de un simple clic. Existen sistemas que destacan por su rápido acceso a la información, una navegación dinámica, intuitiva y personalizable, que permite a los usuarios visualizar los resultados por conceptos y categorías más relevantes.

La tecnología de acceso a la información debe agrupar, en un único punto de acceso, la exploración en el escritorio, en la intranet y en el entorno web. Estas nuevas soluciones requieren altos niveles de escalabilidad y la capacidad de optimizar al máximo los tiempos de búsqueda para obtener un mayor conocimiento de su empresa, del entorno y así facilitar la toma de decisiones de negocio.

Por otro lado, aumentar el tráfico web es uno de los principales motivos por los que una compañía utiliza buscadores web tradicionales. Éstos, básicamente facilitan enlaces directos a portales relacionados con la cadena de búsqueda escrita. Sin embargo, la mayoría de las veces las búsquedas producen cientos de miles de resultados y, lógicamente, el usuario no revisa más allá de los primeros. De ahí, el interés de los empresarios en implementar estrategias de posicionamiento Web (SEO).

Un buscador corporativo va más allá, ya que considera aspectos como: gestión, mantención y actualización contenidos de calidad; mecanismos para fidelizar y captar la atención de los usuarios; mantiene el ritmo de las innovaciones que demanda el mercado (Web 2.0) funcionalidades semánticas propias de la web 3.0 ; genera tráfico Web; permite una independencia estratégica de los grandes motores de búsqueda generales, lo que ayuda a una reducción de costes y cuenta con servicios adaptados a las necesidades de los usuarios, entre otros.

Ya no es suficiente con tener un sitio Web. Por ello, ya son muchos las compañías como BNP Paribas, Via Michelin o Gefco que se han rendido a los encantos de la tecnología de acceso a la información y búsqueda corporativa.